Supponiamo di avere la necessità di creare un documento in cui siano presenti dei dati ripetuti che devono essere modificati spesso. Questa esigenza si può avere, ad esempio, nella creazione di un modulo compilabile o di un orario settimanale.

Come esempio creiamo l'orario settimanale per un corso. Dobbiamo creare una tabella simile alla seguente

Figura 224. Tabella orari

 

Le lezioni del mattino possono avere inizio alle 9:00 o alle 11:00. Le lezioni della sera possono avere inizio alle 15:00 o alle 17:00.

Vogliamo creare la tabella in modo che quando dobbiamo modificare l'orario del mattino o della sera, sia sufficiente modificare un solo orario per modificarli tutti. Ad esempio se una settimana le lezioni iniziano alle 9:00 del mattino e la settimana successiva iniziano alle 11:00, basta modificare l'orario di lunedì che contemporaneamente viene modificato anche l'orario di mercoledì e venerdì. Per fare questo si utilizzano i Riferimenti incrociati.

Creiamo la nostra tabella composta da 7 righe e 3 colonne e compiliamo i campi come nella tabella rappresentata nella figura sottostante lasciando libere le celle che conterranno gli orari

Figura 225. Schema tabella

 

Inseriamo ora l'orario di lunedì. Il lunedì la lezione sarà al mattino alle ore 9:00. Posizioniamo il cursore nella cella in cui dobbiamo inserire l'orario.

Dobbiamo inserire un Campo di digitazione. Spostiamoci sulla barra dei menu, alla voce Inserisci → Comando di campo → Altri campi… Si apre la finestra Comandi di campo. Ci spostiamo nella scheda Funzioni e facciamo doppio clic sulla voce Campo di digitazione, nel riquadro Tipo

Figura 226. Scheda Funzioni

 

Si apre la finestra Campo di digitazione. Ci clicchiamo sopra. Sotto la casella Modifica appare il cursore che lampeggia. Digitiamo il testo Orario mattino e clicchiamo su OK

Figura 227. Campo di digitazione

 

La finestra Campo di digitazione si chiude. Nella nostra cella, su sfondo grigio appare il campo Orario mattino

Figura 228. Campo di digitazione Orario mattino

 

Clicchiamo sul pulsante Chiudi della finestra Comandi di campo.

Creiamo ora i riferimenti incrociati.

Selezioniamo, nella cella della tabella, il campo di digitazione Orario mattino. Clicchiamo poi sulla barra dei menu alla voce Inserisci → Riferimento incrociato… Si apre la finestra Comandi di campo. Nella scheda Riferimenti incrociati, selezioniamo, nel riquadro Tipo, la voce Imposta riferimento. Nella casella Nome inseriamo Riferimento1. Nella casella Valore appare il testo del Campo di digitazione (Orario mattino) che verrà inserito nel punto in cui desideriamo ripetere il Campo di digitazione.

Clicchiamo sul pulsante Inserisci. Nel riquadro Scelta appare il riferimento appena creato

Figura 229. Creare un riferimento

 

Senza chiudere la finestra Comandi di campo, spostiamo il cursore nel punto del documento in cui desideriamo che appaia il Campo di digitazione ripetuto, cioè nella cella relativa all'orario di mercoledì

Figura 230. Orario mercoledì

 

Nella finestra Comandi di campo, nel riquadro Tipo, selezioniamo Inserisci riferimento. Nel riquadro Inserisci riferimento clicchiamo sulla voce Testo di riferimento e nel riquadro Scelta selezioniamo la voce Riferimento1, che abbiamo creato in precedenza. Clicchiamo sul pulsante Inserisci

Figura 231. Riferimento orario mercoledì

 

Nella cella relativa all'orario di mercoledì mattina ora appare il nuovo campo Orario mattina.

Spostiamo ora il cursore nella cella relativa all'orario di venerdì mattina e clicchiamo sul pulsante Inserisci della finestra Comandi di campo. Nella cella relativa all'orario di venerdì mattina ora appare il campo Orario mattina.

Chiudiamo la finestra Comandi di campo cliccando sul pulsante Chiudi.

Adesso, nella cella relativa all'orario di lunedì mattina, clicchiamo sul campo di digitazione Orario mattina e digitiamo 9:00. Dal momento che esiste un riferimento incrociato, lo stesso orario appare anche nelle celle relative a mercoledì e venerdì

Figura 232. Orario mattina

 

Supponiamo che, le lezioni, la settimana successiva, inizino alle 11:00. Basterà modificare l'orario di lunedì e in automatico viene modificato anche l'orario di mercoledì e venerdì.

Se il campo non si aggiorna in automatico, digitiamo il tasto funzione F9.

Ripetiamo i passaggi per inserire l'orario serale. Quindi ripetiamo: posizioniamo il cursore sulla cella relativa al martedì sera. Andiamo su Inserisci → Comando di campo → Altri campi… Ci spostiamo nella scheda Funzioni e dal riquadro Tipo facciamo doppio clic su Campo di digitazione. Si apre la finestra Campo di digitazione e dopo averci cliccato sopra digitiamo Orario sera e clicchiamo su OK. Clicchiamo sul pulsante Chiudi della finestra Comandi di campo. Selezioniamo nella tabella il campo Orario sera e andiamo nella barra dei menu, su Inserisci → Riferimento incrociato... Si apre la finestra Comandi di campo dove nella scheda Riferimenti incrociati, nel riquadro Tipo, selezioniamo Imposta riferimento. Nella casella Nome inseriamo Riferimento2. Clicchiamo sul pulsante Inserisci. Nel riquadro Scelta appare il riferimento appena creato. Spostiamo il cursore nella cella relativa all'orario di giovedì sera. Nella finestra Comandi di campo, nel riquadro Tipo, selezioniamo Inserisci riferimento. Nel riquadro Inserisci riferimento clicchiamo sulla voce Testo di riferimento e nel riquadro Scelta selezioniamo la voce Riferimento2. Clicchiamo sul pulsante Inserisci. Chiudiamo la finestra Comandi di campo. Adesso, nella cella relativa all'orario di martedì sera, clicchiamo sul campo di digitazione Orario sera e digitiamo 15:00. Dal momento che esiste un riferimento incrociato, lo stesso orario appare nella cella relativa all'orario di giovedì sera

Figura 233. Tabella completa

 

Lo sfondo grigio sta ad indicare che sono presenti dei campi di digitazione. Questo sfondo non viene stampato come si può vedere nell'anteprima di stampa.

Posizionando il cursore sopra un riferimento, appare la scritta che indica la presenza di un riferimento. Quindi in mercoledì e venerdì mattina e in giovedì sera. Il contenuto di questi riferimenti non è modificabile. Cliccando su uno di essi il cursore si sposta nella cella contenete l'origine del riferimento, dove sarà possibile modificare l'orario.